Privacyverklaring

PRIVACYVERKLARING PERSONEEL

Uitzendbureau Het Ambacht B.V.
Vaart ZZ 9
7833 AA Nieuw Amsterdam

Verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens van sollicitanten,
uitzendkrachten/payroll-werknemers, stagiaires en werknemers

Graag maken wij u er op attent dat wij de persoonsgegevens die u ons verstrekt zullen verzamelen
en gebruiken omdat dit noodzakelijk is voor het doorlopen van de sollicitatieprocedure of om een
(eventuele) arbeidsovereenkomst / stageovereenkomst / uitzendovereenkomst te sluiten en uit te
voeren. Daarnaast zijn bepaalde persoonsgegevens nodig voor de nakoming en uitvoering van
bepalingen uit de voor ons geldende CAO. Ook verzamelen en gebruiken wij uw persoonsgegevens
om aan bepaalde wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen. Deze wettelijke verplichtingen hebben
bijvoorbeeld te maken met de vaststelling en verschuldigdheid van belastingen en premies voor
werknemers.

Gelet op deze noodzaak bent u verplicht om de hiervoor benodigde persoonsgegevens aan ons te
verstrekken. Als u ons geen of onvoldoende persoonsgegevens verstrekt, dan kunnen wij mogelijk
geen sollicitatieprocedure met u doorlopen, een (eventuele) arbeidsovereenkomst /
stageovereenkomst / uitzendovereenkomst met u aangaan en uitvoeren of aan onze wettelijke
verplichtingen voldoen.

Bent u (payroll-)werknemer of stagiair, dan gebruiken wij uw gegevens voor het opstellen, uitvoeren
en beëindigen van de arbeids- of stageovereenkomst of de arbeidsrelatie. Hieronder wordt onder
meer verstaan:

a) de behandeling van personeelszaken;
b) het vaststellen en uitbetalen van het salaris, vergoedingen en andere geldbedragen; en
c) het vaststellen en betalen van eventuele belastingen, premies en andere fiscale verplichtingen
ten behoeve van u als werknemer of stagiair.

Bent u een sollicitant, dan gebruiken wij uw gegevens om met u te kunnen communiceren over het
verloop van de sollicitatieprocedure, de beoordeling van uw geschiktheid voor een functie die vacant
is of kan komen en de eventuele afhandeling van de door u gemaakte onkosten.
Bent u een uitzendkracht, dan zullen wij de gegevens die wij verkrijgen van het uitzendbureau
gebruiken voor de beoordeling van uw geschiktheid voor een functie die vacant is of kan komen en
voor de uitvoering van de uitzendovereenkomst.

Doorgifte aan derden

Het is mogelijk dat wij uw persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen. Deze andere partijen
kunnen overheidsorganen zijn, maar ook partijen die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren of
partijen aan wie wij verplicht zijn gegevens te verstrekken in verband met de (uitvoering van de)
arbeidsovereenkomst. Het gaat om de volgende partijen:

• de Belastingdienst;
• het UWV;
• onze arbodienst/bedrijfsarts;
• de Inspectie voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid;
• het Pensioenfonds;
• de leasemaatschappij;
• de verzuimverzekeraar;
• onze accountant/boekhouder/salarisadministrateur;

Soms zal het verstrekken van uw gegevens aan een ander noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen
aan de wet, zoals het geval is bij doorgifte aan de Belastingdienst, het UWV, de
arbodienst/bedrijfsarts, het (verplicht gestelde) Pensioenfonds en de Inspectie voor Sociale Zaken
en Werkgelegenheid.

In andere gevallen is de doorgifte noodzakelijk om de (arbeids)overeenkomst met u te kunnen
uitvoeren, zoals bij doorgifte aan de leasemaatschappij. Bij verstrekking van uw gegevens aan onze
verzuimverzekeraar hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk dat wij daardoor aanspraak
kunnen maken op een verzekeringsuitkering.

Daarnaast zijn er partijen die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren, zoals de
accountant/boekhouder/salarisadministrateur. Bij deze doorgifte van uw gegevens hebben wij een
gerechtvaardigd belang. Deze werkzaamheden zijn uitbesteed vanwege (onder meer) de kennis en
expertise die onze accountant/boekhouder/salarisadministrateur bezit. Om de
(arbeids)overeenkomst met u uit te voeren, heeft de accountant/boekhouder/salarisadministrateur
uw persoonsgegevens nodig.

Verder maken wij gebruik van externe serverruimte voor de opslag van (delen van) onze personeelsen loonadministratie, waar uw persoonsgegevens onderdeel van uitmaken. Uw persoonsgegevens
worden om die reden aan onze serverprovider verstrekt. Daarnaast maken wij gebruik van Microsoft
Office en de bijbehorende opslagmogelijkheden voor e-mails en andere bestanden. Wij hebben bij
deze twee doorgiften een gerechtvaardigd belang, omdat wij gegevens digitaal willen opslaan en
verwerken en uitbesteding hiervan verschillende voordelen heeft.

Bewaarperiode persoonsgegevens

Wij zullen uw sollicitatiegegevens uiterlijk 4 weken na het eindigen van de sollicitatieprocedure
verwijderen, tenzij u ons toestemming heeft gegeven om uw gegevens voor een periode van
maximaal 1 jaar te bewaren.

De persoonsgegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn zullen wij bewaren
gedurende een periode van 7 jaar nadat u uit dienst bent getreden. Deze bewaartermijn hangt samen
met een voor ons geldende wettelijke verplichting. Loonbelastingverklaringen en een kopie van uw
identiteitsbewijs zullen wij 5 tot maximaal 7 jaar na het einde van uw dienstverband bewaren. Ook
deze bewaartermijn hangt samen met een voor ons geldende wettelijke verplichting.
Voor andere gegevens uit de personeels- of loonadministratie hanteren wij een bewaartermijn van
uiterlijk 2 jaar nadat uw dienstverband is beëindigd, tenzij blijkt dat bepaalde persoonsgegevens
voor ons noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke (bewaar)plicht of als sprake is van een
arbeidsconflict of rechtszaak. Bij ‘andere gegevens uit de personeels- of loonadministratie’ moet u
bijvoorbeeld denken aan arbeidsovereenkomsten, verslagen van beoordelings- en
functioneringsgesprekken, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag,
getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.

Uw rechten

U heeft het recht om ons te vragen om uw eigen persoonsgegevens te mogen inzien. Als daartoe
aanleiding bestaat, kunt u ons ook verzoeken om aanvulling van uw persoonsgegevens of om het
wijzigen van onjuistheden. Daarnaast heeft u het recht om te vragen om uw persoonsgegevens te
wissen of het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken. Ook kunt u bij ons bezwaar maken
tegen het verzamelen en gebruiken van uw gegevens. Vindt u dat wij onjuist omgaan met uw
persoonsgegevens dan kunt u hierover een klacht indienen bij de organisatie die toezicht houdt op
de privacyregels, de Autoriteit Persoonsgegevens. Tot slot kunt u ons verzoeken om verkrijging van
uw persoonsgegevens of overdracht van die gegevens aan een ander.

U kunt de hierboven genoemde rechten niet onder alle omstandigheden uitoefenen. Hebben wij uw
persoonsgegevens bijvoorbeeld nodig om de wet na te leven, dan kunt u geen bezwaar maken of
verzoeken om wissing.

Om uw rechten te kunnen uitoefenen kunt u zich wenden tot

• Uitzendbureau Het Ambacht B.V.
• Vaart ZZ 9
• 7833 AA Nieuw Amsterdam
• 0591-555442
• info@uitzendbureauhetambacht.nl

Ook met vragen of voor meer informatie over het verzamelen en gebruiken van uw
persoonsgegevens kunt u uiteraard contact met ons opnemen.